A
ApriDigitale
Aggiornato: Aprile 2026

Come passare da Microsoft 365 a Google Workspace: guida 2026

Migrare da Microsoft 365 a Google Workspace è la scelta di startup, agenzie creative e team distribuiti che privilegiano collaborazione real-time su documenti (Docs, Sheets) e integrazione con ecosistema Google (Calendar, Meet, Drive).

Quando conviene migrare da Microsoft 365 a Google Workspace

  • Collaborazione real-time superiore su documenti (Docs nativi)
  • Meet integrato senza configurazione (vs Teams più pesante)
  • Drive: condivisione e ricerca più intuitive
  • Standardizzazione su Chromebook per fleet aziendali

Tempi complessivi

5-10 giorni lavorativi per setup completo.

Costi indicativi

Google Workspace Business Standard 11,50 €/utente/mese (vs M365 Business Standard 11,70 €). Costo migrazione: gratuita via Workspace Data Migration Service (solo email) o 50-150 €/utente con partner per Drive/SharePoint completo.

Procedura passo-passo

  1. 1

    Crea account Google Workspace e verifica dominio

    ⏱ 1 giornoRischio basso

    Su workspace.google.com avvia trial 14 giorni. Aggiungi dominio aziendale e verifica con record TXT. Acquista licenze Business Standard per ogni utente.

  2. 2

    Crea utenti Workspace allineati con M365

    ⏱ 20 min/utenteRischio basso

    Da admin.google.com crea utenti con stesso indirizzo email (nome@dominio.it). Imposta gruppi, alias, ruoli amministratore.

  3. 3

    Migrazione mailbox con Data Migration Service

    ⏱ 2-7 giorniRischio alto

    Admin Workspace → Data migration: scegli sorgente Exchange (M365), inserisci credenziali. Servizio nativo Google trasferisce email, calendari, contatti. Per Drive serve tool esterno.

  4. 4

    Migrazione OneDrive/SharePoint → Google Drive

    ⏱ 1-5 giorniRischio alto

    Usa Google Drive for Desktop (sync OneDrive locale → Drive) o partner come Cloudfuze/MigrationWiz. Mantieni struttura cartelle, ricostruisci permessi.

  5. 5

    Aggiorna record MX al dominio

    ⏱ 20 minuti + 24-48 ore propagazioneRischio alto

    Cambia MX puntando a server Google (ASPMX.L.GOOGLE.COM e MX backup). Aggiorna SPF/DKIM/DMARC con valori Google.

  6. 6

    Configura Meet, Calendar e formazione team

    ⏱ 1 giornoRischio medio

    Verifica calendar funzionanti, Meet attivo, Drive accessibile. Forma team su differenze UI (Gmail vs Outlook, Docs vs Word, Meet vs Teams).

  7. 7

    Dismetti Microsoft 365 dopo 30 giorni

    ⏱ 1 ora + 30 giorniRischio basso

    Mantieni M365 attivo 30 giorni come fallback. Scarica file residui da OneDrive. Disdici tenant Microsoft.

Rischi principali e come mitigarli

⚠ Documenti Word/Excel non compatibili al 100% con Docs/Sheets

Mitigazione: Workspace apre file .docx/.xlsx nativamente. Per file con macro VBA o formule avanzate: prevedi rework o usa Workspace 'Office editing' (mantiene formato originale).

⚠ Outlook desktop non integra perfettamente con Gmail

Mitigazione: Per chi vuole tenere Outlook: configura account Gmail via IMAP/SMTP. Per esperienza ottimale: passa a Gmail web/mobile (più features sincronizzate).

⚠ SharePoint sites non hanno equivalente diretto su Workspace

Mitigazione: Drive condivisi (Shared Drives) + Google Sites coprono la maggior parte dei casi. Per intranet complesse usa tool come Happeo (Google Workspace partner).

ℹ️

Conservazione decennale obbligatoria

I documenti aziendali (contratti, DDT, fatture) hanno obbligo di conservazione minimo 10 anni. Pianifica backup e conservazione prima della migrazione tra provider.

Domande frequenti sulla migrazione

Posso mantenere Outlook desktop con Google Workspace?
Sì, configura Gmail come account IMAP in Outlook. Funziona ma perdi alcune funzioni Workspace (chat integrata, suggerimenti AI). Per esperienza nativa raccomandato Gmail web.
Google Workspace è davvero più economico?
I prezzi sono molto simili (11,50 vs 11,70 €/utente/mese). Il TCO può differire per costi di app desktop (Office incluso in M365), licenze BYOD, formazione team. Calcola caso per caso.
Posso fare collaborazione su file Office con Workspace?
Sì, Workspace include 'Office editing' che apre/modifica .docx, .xlsx, .pptx mantenendo il formato. La collaborazione real-time è perfetta su Docs nativi e funzionale su Office (con limiti).
Quanto tempo serve per un team di 20 persone?
Tipicamente 7-10 giorni lavorativi se gestita internamente, 4-5 giorni con partner certificato Google. Il bottleneck è la migrazione Drive/SharePoint (più lenta della mailbox).

Approfondimenti correlati

← Tutte le migrazioni↔ Migrazione inversa: Google Workspace → Microsoft 365Confronto provider: Microsoft 365 vs Google Workspace