Conservazione Fatture Elettroniche: Guida Completa
L'emissione tramite Sistema di Interscambio (SDI) non esonera dal dovere di conservazione: serve un percorso che rispetti i requisiti del digitale sostitutivo.
Adempimenti e avvertenze
Adempimento fiscale e documentale
Le fatture elettroniche e i documenti collegati devono essere conservati per i termini previsti (in genere almeno dieci anni per finalità fiscali, salvo diverse disposizioni). Usa conservatori accreditati o servizi nell’ambito di competenza dell’Agenzia dove applicabile. Le informazioni qui sono orientative: aggiornamenti normativi e casi particolari vanno verificati con un professionista.
Cosa deve essere conservato
- Fatture attive emesse verso clienti (XML/PDF e metadati secondo il processo adottato)
- Fatture passive ricevute e accettate tramite SDI
- Note di credito e altre variazioni rilevanti ai fini contabili e fiscali
Il dettaglio tecnico (formati pacchetto, marche temporali, pacchetti di versamento) dipende dal conservatore o dal modulo integrato nel software.
Per quanto tempo
Per finalità fiscali si applica in genere un termine minimo di dieci anni per conservazione delle fatture e di molti documenti contabili, salvo eccezioni per tipologie o settori specifici. Conferma sempre con il tuo commercialista per il tuo regime e per eventuali documenti aggiuntivi (contratti, corrispettivi telematici, ecc.).
Come farlo
Due strade diffuse per le PMI:
- Conservatore accreditato AgID (Aruba, InfoCert, integrazioni nel gestionale, ecc.) con processo certificato end-to-end
- Servizio dell'Agenzia delle Entrate nel perimetro previsto per le fatture elettroniche — utile e gratuito ma con funzionalità limitate rispetto a gestionali documentali completi
Vedi anche il confronto migliori servizi di conservazione e cloud vs gestione interna.
Errori comuni
- ✗ Pensare che "ho il gestionale" implichi automaticamente conservazione a norma: molti piani richiedono modulo dedicato o integrazione esterna.
- ✗ Salvare solo copie PDF su drive personale senza processo certificato e tracciabilità richiesta.
- ✗ Non esportare o non sapere dove recuperare i pacchetti in caso di cambio fornitore o chiusura attività.