La mia casella PEC e piena: come liberare spazio senza perdere messaggi?
Quando la casella PEC raggiunge il limite di spazio rifiuta nuovi messaggi in arrivo. Per liberare spazio scarica i messaggi vecchi in locale via IMAP o esporta archivi, poi cancella i messaggi gia scaricati dal server. Conserva sempre ricevute e XML postacert.
Sintomi e come riconoscere il problema
- Nella webmail compare un banner 'Spazio quasi esaurito' o 'Casella piena al 95%'.
- I mittenti ricevono ricevuta di mancata consegna con codice 5.2.2 'mailbox full'.
- Il client IMAP segnala errore di quota durante sincronizzazione.
- Su Aruba PEC l'indicatore in alto a destra mostra la barra rossa di occupazione.
Cause piu frequenti
Piano PEC con quota limitata
Aruba PEC Standard offre 1 GB, Legalmail Silver 5 GB. Anni di messaggi con allegati riempiono lo spazio rapidamente, soprattutto se ricevi fatture XML con copia PDF.
Mancata archiviazione periodica
Se non scarichi mai i messaggi in locale, ogni allegato pesante (PDF di gara, file CAD, documenti notarili scansionati) si accumula sul server senza essere mai rimosso.
Allegati di grandi dimensioni in cartella Inviati
Quando invii PEC con allegati pesanti, il messaggio resta in Inviati col file completo: due copie identiche sul server (Inviati + ricevute) raddoppiano l'occupazione.
Cestino e SPAM non svuotati
I messaggi spostati nel cestino contano sulla quota finche non vengono eliminati definitivamente. Stessa cosa per cartelle SPAM e Indesiderata.
Come risolvere in 4 passi
- 1
Esporta i messaggi vecchi in locale via IMAP
Configura Outlook o Thunderbird con i parametri IMAP del provider (imaps.pec.aruba.it:993 per Aruba). Crea cartelle locali e sposta i messaggi piu vecchi di 12 mesi: restano consultabili sul tuo PC senza occupare server.
- 2
Usa la funzione 'Archivio' del provider
Aruba PEC offre il servizio 'Archivio Sicuro' (10 GB extra a 25 euro/anno). Legalmail Premium include archiviazione automatica. Attivalo da Area Clienti > Gestione PEC > Archivio: i messaggi vengono spostati senza perderne validita legale.
- 3
Svuota cestino, SPAM e cartella Bozze
Webmail Aruba > Cestino > 'Svuota cartella'. Webmail Legalmail > clic destro su cartella SPAM > 'Elimina tutti'. Recuperi tipicamente 10-30% dello spazio senza toccare messaggi importanti.
- 4
Aumenta temporaneamente la quota
Tutti i provider offrono upgrade quota online: Aruba PEC Pro (2 GB), Premium (8 GB); Legalmail Gold (10 GB). Upgrade da Area Clienti > Servizi attivi > 'Aumenta spazio', attivo in 5 minuti.
Come prevenire il problema
- Imposta un promemoria trimestrale per scaricare messaggi vecchi in locale.
- Per le fatture elettroniche usa la conservazione digitale: i provider conservano per te, alleggerendo la PEC.
- Configura regole automatiche di spostamento allegati grandi >5 MB in cartella separata.
- Valuta un piano con quota maggiore se ricevi >100 PEC/mese: il costo per GB scende molto.
Se il problema persiste
Contatta il supporto del provider PEC (Aruba 0575 0500, InfoCert 06 5364 8400, Namirial 0832 974111) tenendo a portata di mano username PEC, codice cliente e ID messaggio quando disponibile.